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Quais as vossas estratégias para gerir email, contactos, calendário e tarefas?
- Quais as vossas estratégias para gerir email, contactos, calendário e tarefas ? --- A pergunta parece simples, mas a resposta tem-me dado cabo da cabeça !
Cada vez andamos mais inundados! Inundados por um lado com toda a enxurrada de informação que a internet debita quotidianamente, por outro lado inundados com tarefas, compromissos pessoais, compromissos com os clientes, prazos legais, lembretes, papelinhos, telefonemazinhos para fazer, aniversarios, ideias para colocar em pratica, orçamentos, e outras **** ...
Provavelmente muitos de vós sentem isto.
E agora pergunto: Quais as vossas estratégias para navegar calmamente em tal mar de informação ??
Pessoalmente, a minha cabeça tem sido bastante boa e tem dado razoavelmente conta do recado, mas já não dá para tudo, por isso decidi aliviar muita coisa que tenho na cabeça, bem como digitalizar muita coisa que tenho em papelinhos soltos. Sim, papelinhos soltos e folhas de tarefas, pois sempre resisti a utilizar uma agenda fisica (tipo agenda anual)
Ressalvo que já sou um OUTLOOKiano para a parte do E-Mail, ou seja uso religiosamente o Outlook (2007), e estou bastante satisfeito.
Antes do Outlook utilizava o Outlook Express há muitos anos, e ainda só não tinha mudado por inércia e porque sabia que a migração seria trabalhosa. E foi, demorei vários DIAS .
Ou seja, investi tempo (bastante) na personalização do outlook, mas sem duvida que compensou . É a velha frase do "se eu tivesse oito horas para derrubar uma árvore, passaria seis afiando meu machado."
Exemplo Outlook 2007
No outlook tenho todas as minhas contas de email, e centenas de pastas e regras que simplificam e ajudam bastante na gestão do email.
Essas regras não só arrumam o correio à medida que vai chegando, como ajudam imenso a não perder tempo com correio que não interessa.
Um exemplo pratico: O fornecedor ou a marca XPTO costuma mandar-me uma newsletter semanal com preços, promoções, etc. Ora, acho interessante ficar com esse registo, mas não me apetece ser incomodado ou distraido pelo outlook a avisar-me que o essa Newsletter chegou. Solução: Criar uma pasta para onde essas newsletters são canalizadas, e ao mesmo tempo ficam marcadas como lidas. Ou seja, se um dia precisar consultar já sei que estão lá na pasta respectiva , mas não quero ser chateado à medida que vão chegando.
EXEMPLO de regras do outlook:
Claro que há um ou outro detalhe que gostaria de melhorar, como aumentar a eficiencia das search folders (as quais infelizmente nao funcionam para vários PST´s ao mesmo tempo), bem como gerir melhor a parte de arrumar automaticamente o correio enviado. Mas nada de urgente, pois posso dizer que tenho o mail em dia, e a trabalhar de uma forma eficiente e bem oleada :)
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QUando à parte da gestão das tarefas e calendário é que estou a tentar elaborar um esquema para usar doravante, e gostaria de colher mais opiniões
Tenho lido muito, e já percebi que é dificil existir uma formula consensual / universal / all in one.
Algumas das principais soluções: Outlook Classico ; Exchange ; Outlook Online (outlook.com) ; Google calendar ; Trello ; omnifocus ; Evernote ; Remember The Milk ; Producteev ; Toodledo
E aqui o problema ramifica-se em duas partes principais : Agenda (calendário) , e listagem de TAREFAS
Para a parte da Agenda (calendário) , O Google é porreiro, sobretudo para quem tem uma conta Gmail , e usa essa conta através do Browser . Pessoalemente já utilizei essa agenda durante algum tempo, e gostei bastante. No entanto, devido a guerrilhas Google / Microsoft, de momento a sincronização com o Outlook (Instalado localmente) não existe, o que torna bastante desinteressante o Google para quem usa Outlook.
Ressalvo que existe uma versão paga do Gmail que permite essa sincronização, mas no meu caso tenho dominio próprio, não tenho qualquer interesse em estar a pagar pelo Gmail profissional.
Após ter feito uma série de testes , optei pelo Outlook.pt , o qual funciona bem online (Browser), funciona bem em todos os tablets e smartphones (Apple , android e Windows phone), e sincroniza bastante bem com o Outlook Instalado localmente. No caso do Outlook 2013 é fantástico e tudo funciona out of the box, no caso do Oulook 2003 , 2007 ou 2010 é necessário instalar o " Microsoft Outlook Hotmail Connector " para fazer o activesync, mas na pratica funciona bem .
Aliás, funciona bem para a parte do calendário / agenda , pois não sincroniza as tarefas!!! Apenas o 2013 consegue sincronizar essa parte !!!
Mas do mal o menos, pois as tarefas do Oulook.com e do Google calendar são algo basicas, sobretudo quando combinado com gestores de tarefas mais bem conseguidos como por ex o Trello , o qual recomendo vivamente :
E pronto, é esta a estratégia que me parece a mais correcta, recapitulando :
Para o correio> Outlook Local com todas as contas de correio (ao qual acedo via VPN)
Para agenda / calendário >Outlook.pt em todo o lado, sincronizado com o Outlook Local
Para tarefas, to-do´s e cenas avulsas> Trello
Por ultimo partilho este artigo de alguem com dilemas similares: http://moverell.com/post/37906527558/getting-****-done-with-trello
Opiniões , experiencias e sugestões são bem vindas :)
Alguns screenshots das aplicacoes aqui faladas :
Remember the Milk
- cangalheiro
- 12 janeiro 2014
A melhor estratégia é ter um telefone simples, daqueles que apenas permitem fazer e receber chamadas, ter uma conta de mail, mas fazer a consulta apenas um vez por dia, não responder à maioria do mail, e dar a entender aos emissores que não ligamos puto ao correio que nos enviam. É impossivel gerir toda a informação que nos é enviada. Já desisti dessa treta, quem me quiser contactar telefona-me, não estou para perder uma imensidão de tempo a gerir mails e compromissos e outras cenas. Se faltar a um compromisso, a uma reunião, se perder um negócio... azar. Ganho em saúde e tempo. As coisas devem ser simplificadas, não o inverso, e a informática está cada vez mais a burocratizar a vida das pessoas. A melhor estratégia é corte radical, não nos tornarmos escravos da máquina.Sábias palavras, cangalheiro !
Gostei sobretudo do "Já desisti dessa treta, quem me quiser contactar telefona-me, não estou para perder uma imensidão de tempo a gerir mails e compromissos e outras cenas. Se faltar a um compromisso, a uma reunião, se perder um negócio... azar. Ganho em saúde e tempo. As coisas devem ser simplificadas, não o inverso, e a informática está cada vez mais a burocratizar a vida das pessoas. A melhor estratégia é corte radical, não nos tornarmos escravos da máquina."
Talvez um dia pense assim, mas no presente momento preciso de adoptar um sistema que me ajude a organizar-me melhor . Talvez pelo meio cometa exageros, mas faz parte da tentativa / erro, não há formulas dogmáticas para isto da organização pessoal / profissional
Mas reconheço que é preciso é não entrar em fundamentalismos para não ficar assim:
Take Control of Your Calendar
http://blogs.mccombs.utexas.edu/mba-students/2011/09/25/take-control-of-your-calendar/
Ah, e esqueci-me do evernote, que muita gente usa em complemento ou em substituicao do Trello,
https://evernote.com/intl/pt/evernote/
por ex:
http://www.taneya-kalonji.com/genblog/using-evernote-and-trello
e
http://lifehacker.com/5989980/ive-been-using-evernote-all-wrong-heres-why-its-actually-amazing
Nem posso acreditar ... Quando finalmente decidi-me pelo OUtlook.com (Andei indeciso entre Google Calendar VS Outlook.com para agenda) , acabei de reparar que o Outlook.com não tem a possibilidade de fazer algo tão básico quanto pesquisar !
Ou seja, numa agenda que terá um dia centenas ou milhares de eventos , não tem a possibilidade de Pesquisar !
Ainda pensei que estivesse a escapar-me algo , mas ha muita gente a queixar-se do mesmo.
Felizmente o Outlook Fisico instalado no pc vai buscar o calendário e ai já se consegue fazer search ... em todo o caso é de estranhar que não tenham a tal possibilidade de pesquisa, tal como a agenda do google tem ha tanto tempo.
Se o Google sincronizasse (gratuitamente) com o calendario do outlook instalado no pc , ainda pensava duas vezesPara pesquisas utilizo o Google Desktop (gratuito), que funciona bastante bem, pesquisa mails (mesmo PST), ficheiros, calendário, tarefas, etc...Colocado por: miguelgPara pesquisas utilizo o Google Desktop (gratuito), que funciona bastante bem, pesquisa mails (mesmo PST), ficheiros, calendário, tarefas, etc...
Por acaso nunca experimentei, vou experimentarJa agora aproveito para partilhar duas folhas com as quais me tenho valido ao longo dos ultimos anos em termos de gestao pessoal em papel :
Eu uso o Outlook. No caso das tarefas, imprimo uma página diária que levo comigo. (serve também para rascunhos diários).
O que não consigo fazer durante o dia, (seja por falta de tempo ou por opção de prioridade) arrasto para o dia seguinte.
Mas penso que não tenho assim tanta informação para gerir. Com o TM faço como diz o cangalheiro, uso só para receber e fazer chamadas.
O meu maior medo é se um dia o PC avaria. Será que perco toda a informação?
Civismo, o Outlook pode ser instalado num HardDisk exterior e fazer cópia para outro HardDisc exterior todas as semanas?
ou como poderei fazer para nunca perder os dados do Outlook?
Obrigado.- thekillerpt
- 14 janeiro 2014
se vocês usarem Outlook 2013 é possível procurar em todos os pst's rapidamente, eu faço-o com regularidade.
com o Windows 8.1 tb posso fazer Search a qualquer coisa,
ou seja,
basta-me abrir o menu iniciar e escrever qualquer coisa,
a procura é feita pelo pc inteiro, ficheiros , dentro de ficheiros, e-mails e agora ate pela net
para não perder dados, o ideal é usar o Outlook.com.
eu uso o Outlook 2013 e a única coisa que tenho no disco são arquivos históricos .PST,
de resto está tudo online e posso aceder-lhe de qualquer dispositivo em qualquer alturaComo backup de todos os documentos importantes que tenho no disco e os arquivos PST, utilizo a cloud (neste caso a Cloud da PT).
Só tenho de indicar a pasta que pretendo ter sincronizada (sincroniza todos os ficheiros e subpastas) e qualquer novo ficheiro ou alteração é logo refletida na cloud.
Desta forma tenho sempre um Backup atualizado do que é importante e posso aceder a qualquer destes ficheiros em qualquer dispositivo.Colocado por: musg
Civismo, o Outlook pode ser instalado num HardDisk exterior e fazer cópia para outro HardDisc exterior todas as semanas?
ou como poderei fazer para nunca perder os dados do Outlook?
Boas!
Não recomendo nada isso de ter os ficheiros do outlook num disco externo , pois se algum dia iniciar oulook sem o disco externo conectado, pode desconfigurar.
Mais vale fazer periodicamente uma cópia de segurança dos ficheiros para um disco externo.
Pode tambem programar uma copia automatica, mas pode ficar menos boa se o outlook estiver ligado a trabalhar nos ficheiros enquanto os copia. Para contornar isto existe uma possibilidade chamada shadow copy.
O Melhor programinha para os backups automaticos (do outlook e do resto) é o cobian backup. Contudo no caso dos ficheiros do outlook recomendo a fazer mesmo backups manuais.
Repare que se usar o outlook localmente vai ter ficheiros .PST, caso seja a ir buscar o outlook.com atraves de outlook connector ou a descarregar exchange, entao os ficheiros ja serao .OST
Por defeito, os ficheiros do outlook são guardados em : C:\Documents and Settings\XXXXXXXXXXXXX\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook (em que o XXXXXX é o nome do utilizador)
Os novos outlook (2013 por ex) podem guardar na pasta os meus documentos \ ficheiros do outlook
Outra boa opção é ir ao painel de controlo do windows >>> Correio e lá encontrará uma janela como essa ai da imagem, vá a ficheiros de dados e lá terá a localização dos ficheiros que o outlook está a utilizar.
Sugestão: Crie um atalho no ambiente de trabalho para a pasta do outlook, por forma a facilitar posterior acesso à pasta, e assim até se lembrará mais vezes de o fazer.
Por ultimo: Se tiver regras, faça o backup do ficheiro das regras à parte, sendo que tem essa opção no painel de gestão das regrasObrigado
Então só tenho de copiar a pasta outlook.pst para o disco externo, correto?
Eu estou a usar o Outlook 2007 sempre no mesmo pc.
Peço desculpa pela ignorância mas não percebo mesmo nada disto.Colocado por: musgObrigado
Então só tenho de copiar a pasta outlook.pst para o disco externo, correto?
Eu estou a usar o Outlook 2007 sempre no mesmo pc.
Peço desculpa pela ignorância mas não percebo mesmo nada disto.
Sim, copia o ou os varios ficheiros PST para um externoColocado por: civismoSim, copia o ou os varios ficheiros PST
Eu tenho dois: o archive e o outlook, qual a diferença entre eles?Não para o e-mail, mas para as tarefas uso o wunderlist por existir em todas as plataformas e sincronizar facilmente.O archive é um arquivo automatico que o outlook faz de x em x tempo
Se reparares no proprio outlook quando estas a ver o correio, tens o correspondente a um e a outro ficheiro
É melhor fazeres backup dos doispara mim gmail: tem o calendario o os contactos manda sms com os avisos, custo zero centimos, e online em qq computador o sincroniza com o smart phone-
pc ferreira
- 20 janeiro 2014
Eu uso profissionalmente o lotus notes, associado ao serviço bes (BlackBerry enterprise service).BlackBerry ainda existe ?-
pc ferreira
- 20 janeiro 2014
Profissionalmente e em segurança, dizem os do IT que é imbatível.
Agora os IPAD, assim como os da Google vêm com o software instalado.
Se é por moda e para ter app giros, então o melhor é iphone ou outro0.0242 seg. NEW
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